Desde el 6 de abril del presente año, la abogada Carolina Galarza asumió el cargo de Secretaria de la Dirección Provincial del Consejo de la Judicatura de Pichincha, junto con 7 funcionarios administrativos y alrededor de 500 gestores de archivo receptan, custodian, controlan y organizan el patrimonio documental que se tramita en la Dirección Provincial, para prestar un servicio ágil y oportuno al público.

Entre el resto de servicios que brinda esta dependencia se destaca el sorteo de notarías, certificación de documentos, capacitaciones sobre archivo, despacho de información y seguimiento a disposiciones presidenciales.

El sorteo de notarías es un proceso transparente que se realiza para que exista equidad entre la carga laboral de cada notaría, el tiempo en que se da respuesta al usuario es de 12 a 24 horas máximo.

“Desde abril esta Unidad ha entregado 15.000 copias certificadas y ha realizado 5 procesos de capacitación en manejo documental y archivístico a funcionarios judiciales”, informó Galarza.

La Secretaría Provincial administra 25 archivos, donde labora personal capacitado, quienes organizan y custodian procesos judiciales.

Respecto a la labor que realiza el gestor de archivo, este es el encargado de administrar los procesos judiciales y documentos administrativos que reposan en los archivos “considero que son las personas que constituyen la espina dorsal de la función judicial” dijo Galarza.

En cuanto al Archivo General, indicó que se custodian expedientes desde el año 1700 al 2014, en las materias: Penal, Civil, Laboral, Tránsito, Comisarías de la Mujer, Expedientes Administrativos, Tribunal Contencioso Administrativo, Tribunal Distrital Fiscal, Familia, Mujer, Niñez y Adolescencia y Corte Provincial. Así como el Archivo Histórico de Guano (año 1700).

Galarza explicó que la implementación del manual de protocolo genérico de manejo documental y archivístico de la Función Judicial, permite estandarizar los archivos con la implementación de mobiliario adecuado y la definición de los procesos de acopio, recepción, clasificación, distribución, organización de los documentos y espacios físicos.

En tal virtud, durante este año se adquirió 516 estanterías y 11.223 cajas T15 (cajas de transporte de documentos) a fin de facilitar la codificación, rotulación, ubicación topográfica y digitalización de los mismos.

A propósito de la última actualización a este manual, que se realizó en mayo de 2015, esta Unidad capacitará a jueces, secretarios, ayudantes judiciales y gestores de archivo los días 3 y 4 de diciembre.

Además enfatizó que con el ordenamiento de los archivos de las unidades judiciales, el tiempo de búsqueda de las causas es menor a 30 minutos, este mecanismo responde al nuevo modelo de gestión del sistema judicial, en el cual se tiene agilidad para encontrar un proceso, sin necesidad de que los abogados tengan que hablar con los jueces, lo que permite brindar un adecuado servicio a la ciudadanía.

Para finalizar, manifestó que este año se implementó el archivo administrativo de la Dirección Provincial de Pichincha, “los coordinadores de las Unidades aprobaron el instructivo estandarizado para la entrega de documentación, mismo que deberá ser entregado hasta finales de diciembre”, culminó la Secretaria de la Dirección Provincial.